La siguiente información se proporciona de conformidad con el artículo 13 del Reglamento 2016/679 de la UE (en lo sucesivo, el “Reglamento”) a los usuarios que se pongan en contacto con el servicio de atención telefónica de BFT S.p.A. Este documento complementa la breve declaración realizada verbalmente al usuario durante una llamada telefónica.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del tratamiento es la empresa BFT S.p.A. con domicilio social en via Lago di Vico, 44, Schio (Vicenza, Italia) (en lo sucesivo “Bft” o la “Empresa”).
RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS (DPO, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS)
El grupo Somfy del que forma parte la Empresa ha identificado un Responsable de Protección de Datos de conformidad con el artículo 37 del Reglamento, con el que se puede contactar en la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@somfy.com
CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS
Los datos objeto de las actividades del centro de llamadas son datos de identificación (en particular, nombre o razón social en el caso de una empresa, apellidos, número de teléfono fijo y/o móvil y dirección, dirección de correo electrónico) más cualquier información adicional que el usuario pueda facilitar al operador durante la resolución de problemas o preguntas planteadas por el mismo usuario al equipo de atención al cliente.
FINES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales del usuario, comunicados y recopilados de forma libre en relación con las actividades de la empresa, serán tratados de forma legal y correcta para los siguientes fines:
a) servicio posventa;
b) cuestionario sobre el nivel de satisfacción del cliente con el servicio del centro de atención telefónica, junto con la asistencia recibida por el centro de asistencia.
c) solo previo consentimiento expreso, sus datos personales serán tratados (mediante el uso tanto de sistemas de contacto automatizados como el correo electrónico, MMS [servicio de mensajería multimedia] o SMS [servicio de mensajes cortos] y llamadas sin la intervención de un operador como a través de medios tradicionales como el correo postal o a través de llamadas con la intervención de un operador) para el envío de ofertas comerciales relativas o relacionadas con los productos o servicios de la Empresa y para el envío de material publicitario relativo a tales productos o servicios o comunicaciones comerciales, o para el envío de estudios de mercado, incluso para evaluar la satisfacción de los usuarios (“fines de marketing”).
d) únicamente si el usuario da su consentimiento expreso, los datos podrán utilizarse para actividades de elaboración de perfiles, incluidos estudios de mercado y envío de encuestas y cuestionarios destinados a determinar las preferencias de uso de los productos o servicios ofrecidos con el fin de mejorarlos y garantizar una mejor satisfacción de las necesidades de los usuarios. Si se recibe el consentimiento para elaborar perfiles, la Empresa utilizará los datos para llevar a cabo actividades de marketing basadas en perfiles utilizando tanto los medios automatizados como los informatizados y tradicionales específicamente indicados en el apartado c).
Durante la conversación telefónica, se informará al usuario antes de la grabación de toda o parte de la conversación mediante un breve mensaje de voz pregrabado. Si no finaliza la llamada, se considerará que ha aceptado continuar la llamada y autorizar la grabación.
FUNDAMENTO JURÍDICO PARA EL TRATAMIENTO
El fundamento jurídico del tratamiento con arreglo a la letra a) consiste en el cumplimiento de una obligación contractual o en la satisfacción de una solicitud de asistencia expresada por el usuario.
El fundamento jurídico para el tratamiento basado en los fines establecidos en el apartado b) es el interés legítimo de Bft, de conformidad con el apartado 1 del párrafo b) del artículo 6 del Reglamento, atribuible, en particular, a la necesidad de mejorar los servicios ofrecidos al usuario, especialmente la gestión de la asistencia posventa.
El fundamento jurídico para el tratamiento basado en los fines establecidos en los apartados c) y d) es el consentimiento proporcionado por el usuario, de conformidad con el apartado 1 del párrafo a) del Reglamento, pulsando un dígito cualquiera del teclado del teléfono, o de cualquier otra forma libremente expresada, comunicada por teléfono.
RETIRADA DEL CONSENTIMIENTO Y OPOSICIÓN AL TRATAMIENTO
En cualquier momento, el usuario puede oponerse al procesamiento según el apartado b), así como revocar su consentimiento al procesamiento de datos según los apartados c) y d) haber dado su consentimiento:
- llamando al centro de atención telefónica al [06 96 706 706];
- expresando su objeción al teleoperador, quien tomará nota;
- enviando una solicitud a la dirección de correo electrónico privacy@bft-automation.com;
- utilizando el enlace específico en la parte inferior de la página de cualquier correo electrónico publicitario enviado por Bft.
PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO Y CONSERVACIÓN
Los datos serán procesados en papel y medios informáticos. Se han adoptado medidas de seguridad específicas para evitar la pérdida de datos, el uso ilegal o incorrecto y el acceso no autorizado.
NATURALEZA DE LA CESIÓN DE DATOS Y CONSECUENCIAS DE LA NEGATIVA A RESPONDER Y DE LA FALTA DE CONSENTIMIENTO
Es obligatorio facilitar los datos para las finalidades indicadas en el apartado a): los datos son necesarios para la prestación de los servicios de Bft, por lo que si no se presta el consentimiento, el usuario no podrá hacer uso de los servicios de la Empresa.
Si bien la concesión de los datos para las finalidades indicadas en el apartado b) es opcional, es necesaria para la gestión del control de calidad del servicio prestado y, en su caso, para la formalización, aceptación y gestión de las solicitudes realizadas por el usuario. Si no se aportan los datos personales, Bft no podrá atender las solicitudes de los usuarios.
Es opcional proporcionar los datos para los fines previstos en los apartados c) y d). Denegar el consentimiento a efectos de los apartados c) y d) no tendrá consecuencia alguna en la prestación de los servicios, al igual que ocurre con el ejercicio del derecho de oposición al tratamiento de los datos personales previsto en el apartado b).
COMUNICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DATOS
El procesamiento de datos lo llevan a cabo personas, tanto internas como externas. Dichas personas están debidamente autorizadas para ello, están obligadas a mantener la confidencialidad y han recibido las instrucciones operativas adecuadas.
Para la realización de estas actividades, Bft recurre a terceras empresas que actúan en su nombre en virtud de contratos que designan a dichos terceros como Encargados del tratamiento, de conformidad con el artículo 28 del Reglamento. Si lo desea, puede consultar la lista de Encargados del tratamiento externos enviando una solicitud a la dirección de correo electrónico privacy@bft-automation.com.
Los datos objeto de las actividades del centro de llamadas no se difundirán en ningún caso.
TRANSFERENCIA DE DATOS AL EXTRANJERO
Las actividades del centro de llamadas se llevarán a cabo exclusivamente en Italia.
Asimismo, los datos de los usuarios y los recopilados en conversaciones telefónicas con operadores podrán ser transmitidos, con las mismas finalidades indicadas, a otras sociedades del grupo del que Bft forma parte o a sociedades del Grupo Somfy, del que Bft forma parte (en lo sucesivo, el “Grupo”), incluso con domicilio social en países no pertenecientes a la UE. El Grupo ha adoptado las medidas de protección adecuadas para la transferencia de sus datos, mediante la elaboración de “normas empresariales vinculantes” específicas conformes con el Reglamento. Para consultarlas, envíe una solicitud a la dirección de correo electrónico privacy@bft-automation.com.
CONSERVACIÓN DE DATOS
Los datos personales recopilados por Bft se conservan o utilizan durante periodos que varían en función de los fines para los que han sido recopilados.
En particular, el tratamiento de los datos personales para las finalidades indicadas en los apartados a) y b) tendrá una duración igual al plazo necesario para la prestación del servicio solicitado y, en todo caso, no superior a 3 meses desde su recogida, sin perjuicio del ejercicio del derecho de oposición de la persona interesada para las finalidades indicadas en el apartado b), más el plazo adicional que establezca la normativa en cumplimiento de obligaciones de derecho civil y tributario y para el ejercicio o defensa de un derecho en un procedimiento judicial.
El tratamiento de los datos personales en referencia a las finalidades del apartado c) tendrá una validez de 24 meses a partir de la fecha en que se dé el consentimiento, salvo que el usuario lo retire.
El tratamiento de los datos personales en referencia a los fines previstos en el apartado d) tendrá una validez de 12 meses a partir de la fecha en que se dé el consentimiento, salvo que el usuario lo retire.
Las grabaciones en las que conste el consentimiento otorgado libremente por el usuario para las finalidades previstas en las letras c) y d) no se conservarán más tiempo del estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o la constitución, ejercicio o defensa de un derecho en un procedimiento judicial.
Al final de este periodo de procesamiento de datos, estos se eliminarán o anonimizarán de forma permanente.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los derechos previstos en los artículos 12 y siguientes del Reglamento (incluidos, con carácter meramente enunciativo, el derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales y su rectificación o supresión o la limitación de su tratamiento o a oponerse al tratamiento, el derecho a retirar el consentimiento y a presentar una reclamación ante las autoridades de control) mediante una simple solicitud dirigida a la dirección de correo electrónico privacy@bft-automation.com.
El usuario podrá revocar en cualquier momento su consentimiento para las finalidades previstas en los apartados c) y d) y oponerse a que sus datos sean utilizados para las finalidades indicadas en el apartado b) conforme a los procedimientos descritos anteriormente.